La matrice d'Eisenhower

Il existe un certain nombre de biais cognitifs qui nous empêchent de gérer notre temps de manière efficace et efficiente. Le biais de projection nous pousse à entreprendre des tâches importantes lorsque nous nous sentons optimistes, en projetant de manière inexacte que nous continuerons à nous sentir ainsi à l'avenir. De même, le biais d'optimisme nous amène à croire que nous serons plus efficaces que nous ne le sommes, ce qui nous pousse à accepter une tâche trop lourde pour nous. Le "bikeshedding" décrit notre tendance à passer trop de temps sur des tâches subalternes parce qu'il est plus facile d'avoir une opinion sur des sujets simples que d'essayer de s'attaquer à des sujets complexes. Le biais de retenue nous amène à surestimer le niveau de contrôle que nous avons sur nos comportements impulsifs et à sous-estimer le degré de distraction que nous pourrions avoir en essayant de terminer notre liste de tâches.

Avec tous ces biais qui nous égarent, il n'est pas surprenant que nous ayons du mal à savoir ce qu'il faut prioriser. Cependant, des outils comme la matrice d'Eisenhower peuvent nous aider à surmonter ces biais en classant rationnellement nos tâches par ordre d'urgence et d'importance.

La matrice d'Eisenhower est un outil à quatre catégories, avec deux colonnes et deux lignes. Les colonnes sont intitulées "urgent" et "pas urgent", et les lignes "important" et "pas import^ant".2 Selon la catégorie dans laquelle se situent vos activités, il existe des stratégies pour traiter au mieux chacune d'entre elles.

Les activités de la catégorie "urgent et important" doivent être réalisées immédiatement. Les activités qui ne sont pas urgentes et importantes doivent être programmées pour une date ultérieure - mais vous devez veiller à respecter ce calendrier et à ne pas les remettre à plus tard. Les activités de la section "urgent et pas important" doivent être déléguées à quelqu'un d'autre. Enfin, les activités ^de la catégorie "non urgent et non important" doivent être purement et simplement supprimées.2

La matrice Eisenhower porte le nom du 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, qui a exercé ses fonctions de 1953 à 1961. Avant d'être élu président, Eisenhower a eu une carrière militaire impressionnante. Il a servi pendant la Première Guerre mondiale et a ensuite écrit un guide des champs de bataille. Il a également servi en France, à Washington, aux Philippines ^et pendant la Seconde Guerre mondiale.3 Eisenhower a été reconnu par le chef des armées pour son rôle dans la planification d'exercices militaires réunissant près de 50 000 soldats. Il a continué à monter en grade au fil des ans grâce à ses connaissances impressionnantes, à son organisation efficace et à ses compéten^ces sociales qui lui permettaient de s'entendre avec les autres et d'arbitrer les relations.3 Cette capacité a attiré l'attention des partis démocrate et républicain qui voulaient qu'Eisenhower les représente. Il a pris sa retraite de l'armée après 37 ans de service pour représenter le parti républicain, avec Richard Nixon comme vice-président.

Eisenhower était un homme très occupé, avec une multitude de responsabilités. Il était incroyablement accompli et a su gérer ses différents rôles avec tact, grâce et efficacité. Après son mandat de président, Eisenhower a prononcé un discours lors de la deuxième assemblée du Conseil œcuménique des Églises, une communauté d'Églises. Dans son discours, il a cité J. Roscoe Miller, le 12e président de l'université Northwestern, qui a dit : "L'urgent n'est pas important, et l'important n^'est jamais urgent "4.

Eisenhower a compris que la gestion du temps devait être à la fois efficace et efficiente et il a voulu aider les individus à gérer leurs priorités. Inspiré par Miller, Eisenhower a affirmé que pour réussir, il fallait faire des choses à la fois urgentes et importantes : c'est ainsi qu'est née la matrice d'Eisenhower.

La matrice d'Eisenhower comporte deux éléments clés qui sont parfois absents des autres outils de gestion du temps.

Tout d'abord, elle vous oblige à faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important. Ces deux termes sont parfois utilisés comme synonymes, mais la matrice suggère de les traiter différemment. Les tâches urgentes sont sensibles au temps. Elles peuvent être plus simples que les tâches importantes, comme répondre à des courriels ou remplir des formulaires, mais nous nous sentons obligés de les accomplir en premier parce qu'elles nous obligent à être réactifs. Ce sont souvent les tâches sur lesquelles nous nous concent^rons en premier, même si elles ne produisent pas les résultats les plus importants pour notre vie en général.5 Les tâches importantes, en revanche, sont des tâches plus complexes et stratégiques. Elles sont alignées sur nos objectifs et leur réalisation fait progresser notre vie personnelle ou professionnelle. Nous remettons souvent ces tâches à plus tard parce qu'elles demandent plus de travail et peut-être même parce que nous avons peur d'échouer. Malhe^ureusement, le fait de remettre ces tâches à plus tard signifie souvent qu'au moment où nous nous y attelons, nous disposons de moins de ressources cérébrales et d'énergie, et sommes donc plus susceptibles de commettre des erreurs.4 La fatigue décisionnelle est le terme qui décrit cette baisse de la volonté et de l'attention, qui caractérise notre travail après avoir effectué une série de tâches moins importantes avant d'arriver à celle que nous avons remise à plus tard.

Deuxièmement, la Matrice d'Eisenhower comporte une section "supprimer". Alors que la plupart des outils de gestion du temps visent à faire tout ce que vous avez à faire, la Matrice d'Eisenhower réalise qu'en réalité, la manière la plus efficace de faire les choses est de se débarrasser des tâches inutiles. Nous pouvons nous sentir productifs lorsque nous faisons tout, mais la matrice d'Eisenhower nous oblige à nous poser les questions difficiles : Ai-je vraiment besoin de faire cela ? Cette tâche va-t-^elle vraiment m'aider à atteindre ma vision ? Cette tâche sera-t-elle bénéfique pour mes objectifs à long terme?6

La reconnaissance de la nécessité de supprimer des éléments de notre emploi du temps qui semblent productifs mais qui sont en fait une perte de temps remonte à Vilfredo Pareto et à la règle des 80/20.

En 2018, Meng Zhu, Yang Yang et Christopher Hsee ont conçu une expérience pour répondre à une question simple : Lorsque les gens sont confrontés à des choix dont l'urgence et l'importance varient, comment choisⁱssent-ils ce qu'il faut prioriser ? "7.

Comme pour la matrice d'Eisenhower, les chercheurs ont défini l'importance d'une tâche par le fait qu'elle implique des résultats significatifs, et l'urgence d'une tâche par la brièveté du délai d'exécution. Pour conceptualiser la différence entre les deux, ils ont utilisé l'exemple de la programmation d'un contrôle de routine chez le médecin comme une tâche importante et d'un dépistage du cancer après la découverte d'un grain de beauté comme une tâche urgente.

Les chercheurs voulaient voir quelles tâches étaient prioritaires et comment les compromis étaient faits. Ils ont conçu une série d'expériences différentes qui obligeaient les participants à choisir entre des tâches qui expireraient et donneraient une certaine récompense (urgentes) et des tâches qui n'expireraient pas et donneraient une plus grande récompense.

Dans la première expérience, les participants ont été informés qu'ils pouvaient effectuer soit la tâche A, soit la tâche B : les deux tâches leur demandaient d'effectuer cinq évaluations de produits en cinq minutes et les deux tâches présentaient le même niveau de difficulté. Dans la condition d'urgence, les étudiants ont été informés que la tâche A leur offrirait un bonus de 6 points par évaluation et expirerait dans 10 minutes et que la tâche B leur offrirait 10 points par évaluation et expirerait dans 24 heures. Ils ont été informés que pour chaque tranche de 10 points gagnés, ils recevraient un Hershey's Kiss. Dans une condition de contrôle, les étudiants ont été informés que la tâche A et la tâche B offriraient des points bonus différents, mais qu'elles expireraient toutes deux au bout de 24 heures.

Les chercheurs ont constaté que dans la condition de contrôle, seuls 13,3 % des étudiants ont choisi de travailler sur la tâche la plus urgente et la moins rémunératrice (leur rapportant 6 points), alors que 31,3 % des étudiants dans la condition d'urgence ont décidé de travailler sur la tâche la plus urgente et la moins rémunératrice. Étant donné que les deux tâches prenaient en fait le même temps et que les chances de terminer un examen dans l'une ou l'autre étaient donc les mêmes, il aurait été plus logique de choisir la tâche qui offrait la plus grande récompense et qui n'arrivait pas à échéance plus rapidement. Les chercheurs ont supposé que les personnes étaient influencées par l'effet de simple urgence, qui décrit la tendance des personnes à être influencées par l'expiration d'une tâche plutôt que par sa récompense potentielle.7

Les chercheurs pensaient que l'effet de simple urgence se produisait parce que les gens sont attirés par des délais restreints, et qu'il pouvait donc être réduit en attirant l'attention des participants sur l'importance plutôt que sur l'urgence. Ils ont conçu une autre expérience pour le démontrer. Dans cette nouvelle expérience, les participants ont été invités à réaliser une étude en ligne pour un paiement fixe de 50 cents, avec la possibilité d'un bonus de 12 ou 16 cents selon la tâche qu'ils choisissaient. On a rappelé à la moitié des travailleurs de prêter attention à la rémunération de chaque tâche. Les chercheurs ont constaté que lorsque les gains étaient mis en évidence au moment du choix de la tâche, le simple effet d'urgence n'entrait p^as en ligne de compte et les travailleurs étaient plus enclins à choisir la tâche la plus rémunératrice.7 En d'autres termes, les participants comprenaient la valeur de l'importance par rapport à l'urgence, mais donnaient la priorité à celle qui leur était signalée.

Nous pouvons considérer la matrice d'Eisenhower comme un outil qui rappelle aux gens d'accorder plus d'attention aux retombées de leur tâche en leur demandant de décider si celle-ci est simplement urgente ou si elle est également importante. Elle permet donc d'atténuer l'impact de l'effet de simple urgence et de s'assurer que l'on donne la priorité à ce qui produira les résultats les plus fructueux.

Protéger vos projets des biais cognitifs

Les projets ne se déroulent jamais comme prévu. Notre rédactrice Natasha Hawryluk s'attaque à cette vérité difficile et offre des conseils sur la manière d'éviter les retards et de ne pas tomber dans l'erreur de planification. Comme l'explique Natasha Hawryluk, la compréhension des biais cognitifs peut aider les gens à gérer leurs projets plus efficacement.

Unitasking : Comment faire plus en moins de temps

La matrice d'Eisenhower est une stratégie de gestion du temps qui conseille de classer les tâches en quatre catégories différentes en fonction de leur urgence et de leur importance. Une stratégie similaire, l'unitasking, pourrait également être un moyen efficace d'accomplir plus de choses en moins de temps. Notre rédactrice Ipsitaa Khullar présente les principes scientifiques qui sous-tendent la stratégie de l'unitasking et explique pourquoi elle pourrait être plus efficace que le multitasking.

1. Scroggs, L. (s.d.). La matrice d'Eisenhower. Todoist. Consulté le 23 février 2021, à l'adresse suivante : https://todoist.com/productivity-methods/eisenhower-matrix#the-mere-urgency-effect-aka-why-were-bad-at-prioritization
2. Wilson, F. (2019, 28 mars). Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ? Comment l'utiliser pour être plus productif ? nTask. https://www.ntaskmanager.com/blog/eisenhower-matrix/
3. Reeves, T. C. (1999, 28 juillet). Dwight D. Eisenhower. Encyclopedia Britannica. Consulté le 23 février 2021 à l'adresse suivante : https://www.britannica.com/biography/Dwight-D-Eisenhower
4. Équipe de contenu de Mind Tools. (n.d.). Le principe urgent/important d'Eisenhower. Mind Tools. Consulté le 23 février 2021 sur le site https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm
5. Matrice d'Eisenhower : Maîtriser la productivité et éliminer le bruit. (2020, 28 novembre). Farnam Street. Consulté le 23 février 2021 sur le site https://fs.blog/2013/04/eisenhower-matrix/
6. Clear, J. (2020, 9 juin). Comment être plus productif et éliminer les activités qui font perdre du temps en utilisant la "boîte d'Eisenhower". James Clear. https://jamesclear.com/eisenhower-box
7. Zhu, M., Yang, Y. et Hsee, C. K. (2018). The Mere Urgency effect. Oxford University Press, 45, 673-690. https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008