La matriz Eisenhower
En nuestras ajetreadas vidas, a menudo nos encontramos con tantas tareas que es difícil saber por dónde empezar. Puede que decidamos abordar primero la que nos lleve menos tiempo o la que más nos guste. Pero a medida que avanza el día, a menudo nos damos cuenta de que es imposible completar todo lo que tenemos en la lista.
A menudo, nos resistimos a pedir ayuda y por eso mordemos más de lo que podemos masticar, pero esto puede dejarnos quemados o con listas de tareas pendientes a medias. Puede que prioricemos primero las tareas equivocadas y nos quedemos sin terminar lo más importante a altas horas de la noche. "Tiene que haber una forma mejor", pensamos.
La Matriz de Eisenhower es una estrategia de gestión del tiempo que le ayuda a determinar qué tareas deben priorizarse, cuáles pueden delegarse y cuáles pueden abordarse más adelante, o no abordarse en absoluto.
La idea básica
Hay una serie de sesgos cognitivos que impiden nuestra capacidad para gestionar el tiempo con eficacia y eficiencia. El sesgo de proyección hace que emprendamos grandes tareas cuando nos sentimos optimistas, proyectando de forma inexacta que seguiremos sintiéndonos así en el futuro. Del mismo modo, el sesgo de optimismo nos lleva a creer que vamos a ser más eficientes de lo que somos, por lo que es posible que asumamos una tarea que es demasiado grande para nosotros solos. El sesgo de restricción describe nuestra tendencia a dedicar demasiado tiempo a tareas insignificantes porque es más fácil opinar sobre asuntos más sencillos que intentar abordar los complejos. El sesgo de restricción hace que sobrestimemos el nivel de control que tenemos sobre nuestros comportamientos impulsivos y subestimemos lo distraídos que podemos llegar a estar mientras intentamos completar nuestra lista de tareas pendientes.
Con todos estos sesgos que nos llevan por mal camino, no es de extrañar que nos resulte difícil saber qué priorizar. Sin embargo, herramientas como la Matriz de Eisenhower pueden ayudarnos a superar estos sesgos clasificando racionalmente nuestras tareas por urgencia e importancia.
La Matriz Eisenhower es una herramienta de cuatro categorías, con dos columnas y dos filas. Las columnas se denominan "urgente" y "no urgente", y las filas "importante" y "no importante".2 Dependiendo de la categoría en la que se encuadren las actividades, existen estrategias para abordar cada una de ellas.
Las actividades urgentes e importantes deben realizarse inmediatamente. Las actividades que no son urgentes ni importantes deben programarse para más adelante, pero hay que asegurarse de cumplir el calendario y no posponerlas. Las actividades urgentes y no importantes deben delegarse en otra persona. Por último, las actividades no urgentes ni importantes deben eliminarse por completo.2
¡Quién puede definirnos con exactitud la diferencia entre el largo y el corto plazo! Especialmente cuando nuestros asuntos parecen estar en crisis, nos vemos casi obligados a prestar nuestra primera atención al presente urgente antes que al futuro importante.
- Dwight D. Eisenhower en su discurso de 1961 a la Century Association1
