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Comment organiser des réunions productives

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Aug 21, 2023

Le mardi 3 janvier 2023 au matin, les employés de Shopify ont eu une surprise en rentrant de leurs vacances. En allumant leurs PC, ils ont trouvé une note de service leur demandant d'alléger leurs calendriers en annulant toutes les réunions récurrentes de plus de deux personnes.1

Mais ce n'est pas tout : on leur a demandé de faire du mercredi une zone "sans réunion" et de déplacer toutes les réunions importantes dans un bloc de six heures le jeudi. Ils ont même rencontré un robot qui les invitait à réfléchir à deux fois avant de programmer une réunion. Peu de temps après, le calculateur de coût des réunions de Shopify a fait son apparition, rappelant avec force qu'il faut dire "non" aux réunions autant que possible.

Shopify n'est pas la seule entreprise à prendre fermement position contre la surcharge de réunions. De nombreuses organisations, dont Facebook, Accenture, Slack, Asana, NPR et Atlassian, ont adopté un "régime de réunions".2 Pourtant, la décision prise en janvier par le géant de la technologie a provoqué des bouleversements considérables sur les plateformes de médias sociaux.3 Certains ont qualifié cette décision d'"audacieuse" et de "brillante", tandis que d'autres ont estimé qu'il s'agissait d'une "surcorrection" qui mènerait à l'isolement.4 Qu'en est-il ?

References

  1. McGregor, J. (2023, 1er février). Cette entreprise annule toutes les réunions avec plus de deux employés pour libérer le temps des travailleurs. Forbes. https://www.forbes.com/sites/jenamcgregor/2023/01/03/shopify-is-canceling-all-meetings-with-more-than-two-people-from-workers-calendars-and-urging-few-to-be-added-back/
  2. Jones, D. (2023, 31 juillet). Les journées sans réunion : Pourquoi et comment les mettre en œuvre. tl;dv. https://tldv.io/blog/no-meeting-days-benefits/
  3. Hsu, A. et Smith, S. V. (2023, 15 février). Shopify a supprimé 322 000 heures de réunions. Devrions-nous être jaloux ? NPR. https://www.npr.org/2023/02/15/1156804295/shopify-delete-meetings-zoom-virtual-productivity#:~:text=To%20be%20clear%2C%20meetings%20are%20not%20gone%20all,are%20complying%20with%20their%20%22No%20Meetings%20Wednesdays%22%20policy
  4. Demopoulos, A. (2023). L'entreprise qui supprime les réunions de son agenda : "le temps ininterrompu est précieux". The Guardian News and Media Ltd. https://www.theguardian.com/money/2023/jan/06/work-meetings-shopify-isolation
  5. Otter AI. (2021). Des statistiques choquantes sur les réunions en 2021 qui vous prendront par surprise. Otter.ai. https://otter.ai/blog/meeting-statistics
  6. Rogelberg, S. G., Leach, D., Warr, P. et Burnfield, J. L. (2006). "Pas une autre réunion ! Les exigences en matière de temps de réunion sont-elles liées au bien-être des employés ? Journal of Applied Psychology, 91(1), 83-96. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.83
  7. Perlow, L. A. (2017, 26 juin). Arrêtez la folie des réunions. Harvard Business Review. https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
  8. Estrada, S. (2023). Le directeur financier de Shopify explique comment fonctionne son nouveau calculateur de coûts de réunion et comment il supprimera 474 000 événements en 2023 : "Le temps, c'est de l'argent". Yahoo Finance. https://finance.yahoo.com/news/shopify-cfo-explains-meeting-cost-105829140.html?guccounter=1&guce_referrer=aHR0cHM6Ly93d3cuZ29vZ2xlLmNvbS8&guce_referrer_sig=AQAAAMYMYYdxpIXbG2d0kcau97bpHT--gC-_Bo6SDfbmboTY5o8buB5zom21lc-0KNmLVsAJuLMvfJIesgyQGnTVh_tIcliNy7EcMbqJ1AKklisqyXpObUavUcE7B-a38N9gKVpJ15LZnDAIaOuVwshPE9zy-WtUkpgAmULc1BfQBxgu
  9. Rogelberg, S., Scott, C. et Cello, J. (2007). La science et la fiction des réunions. MIT Sloan Management Review. https://www.researchgate.net/profile/Cliff-Scott/publication/265508855_The_Science_and_Fiction_of_Meetings/links/54107b050cf2df04e75d5eaa/The-Science-and-Fiction-of-Meetings.pdf
  10. Exposés chez Google. (2019, 16 octobre). La science surprenante des réunions | Dr. Steven Rogelberg | Talks at Google [Vidéo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=FWIlZosXxCM
  11. Rogelberg, S. (2019). La science surprenante des réunions : comment vous pouvez conduire votre équipe à des performances de pointe. Oxford University Press.
  12. Infocom (2023). Meetings in America : Une étude des tendances, des coûts et des attitudes à l'égard des voyages d'affaires et des téléconférences, et de leur impact sur la productivité. Verizon. Extrait de : https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php
  13. Voir 11
  14. Sinek, S. (2011). Start with why. Penguin Books.
  15. La prise de décision efficace et la règle des 7 (2020, 23 janvier). Bain. https://www.bain.com/insights/effective-decision-making-and-the-rule-of-7/#:~:text=fr-,Once%20you've%20got%207%20people%20in%20a%20decision%2Dmaking,Blenko%2C%20Michael%20C
  16. Hertwig, R. et Grüne-Yanoff, T. (2017). Nudging et boosting : pilotage ou autonomisation des bonnes décisions. Perspectives on Psychological Science, 12(6), 973-986. https://doi.org/10.1177/1745691617702496
  17. Reijula, S. et Hertwig, R. (2020). Self-nudging and the citizen choice architect. Behavioural Public Policy, 6(1), 119-149. https://doi.org/10.1017/bpp.2020.5

About the Author

Melina Moleskis

Melina Moleskis

Melina Moleskis est la fondatrice de meta-decisions, un cabinet de conseil qui s'appuie sur les sciences de la gestion et l'économie comportementale pour aider les personnes et les organisations à prendre de meilleures décisions. S'appuyant sur sa double expérience en entreprise et en milieu universitaire, elle travaille avec détermination à la découverte de solutions pragmatiques et durables qui améliorent les performances de ses clients. Melina est également professeur invité en gestion de la technologie, car elle aime passer du temps en classe (l'enseignement est la meilleure façon d'apprendre) et elle est toujours à la recherche d'applications technologiques dans le domaine des sciences du comportement. Dans ses fonctions précédentes, Melina a été consultante en économie et en affaires pendant 7 ans dans différents pays, acquérant ainsi une expérience internationale dans les industries et le secteur public. Elle est titulaire d'un doctorat en sciences de la décision managériale de l'IESE Business School, d'un MBA en stratégie de la NYU Stern et d'une licence en mathématiques et en économie de la London School of Economics.

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