Cómo trabajar desde casa puede potenciar la comunicación y la creatividad de su equipo
El gran experimento del trabajo desde casa ha comenzado. Este cambio trae consigo pequeñas y grandes frustraciones: mi amigo se pasó una hora intentando conectarse al servidor de correo electrónico de su empresa, los padres tienen ahora un segundo trabajo para mantener entretenidos a sus hijos y las relaciones pueden estar en peligro, ya que las parejas pasan mucho más tiempo juntas. Como quizá estés experimentando ahora mismo, el trabajo a distancia también tiene sus inconvenientes.
Pero hay un lado positivo. Hay algunas habilidades nuevas que podemos aprender de esta situación de trabajo a distancia forzado. Nuestras limitaciones, como comunicarnos virtualmente y sentirnos distantes, pueden incluso empujarnos a comunicarnos mejor y a tener ideas creativas de mayor calidad. Veamos cómo.
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1. Sea más claro en su comunicación: Los demás no saben lo que tú sabes
Cuando trabajamos con otros, sucumbimos a la maldición del conocimiento[1]. Suponemos que los demás saben lo mismo que nosotros. Creemos que son conscientes de lo mucho que trabajamos, de los obstáculos a los que nos enfrentamos y de lo que necesitamos de ellos. La distancia entre nosotros nos obliga a explicar mejor nuestra situación; no podemos esperar que la gente "vea" lo que ocurre sin una explicación. Afortunadamente, esto puede obligarnos a comunicarnos con más claridad.
El juguete de la empatía es un producto de creación de equipos que requiere que los compañeros expliquen los pasos a un miembro del equipo con los ojos vendados. Estas sesiones enseñan técnicas de comunicación en un entorno poco común: el miembro de tu equipo no puede ver lo que hay que hacer. Tienes que guiar sus acciones o se quedarán a oscuras. A primera vista, una situación de trabajo desde casa parece completamente diferente, ya que (lo más probable) tu compañero no tenga los ojos vendados. Pero hay algunos puntos en común: tus compañeros y jefes no pueden ver lo que ocurre en tu pantalla, y viceversa. Ellos no saben si, por ejemplo, estás luchando por mantener la concentración en tu piso, y tú no sabes si ellos están frustrados intentando mantener su ritmo normal de trabajo desde un viejo escritorio; por eso, más que nunca, cuando trabajamos desde casa necesitamos comunicarnos aún más claramente para cerrar esta brecha.
Como trabajar desde casa mejora nuestra comunicación, esto a su vez también puede ayudar a la coordinación de tu equipo[2]. Al compartir cómo se relacionan tus tareas diarias y semanales con el objetivo final del equipo, los miembros del equipo verán lo que estás haciendo y por qué es importante. Esto mantiene al equipo centrado en sus objetivos. Si los miembros de tu equipo están de acuerdo con afirmaciones como éstas, estás haciendo un buen trabajo con la coordinación virtual:
"Intercambio información útil con los miembros de mi grupo para resolver juntos el problema".
"Intento que todas nuestras preocupaciones salgan a la luz para que los problemas puedan abordarse de la mejor manera posible".
2. Reduzca la distancia psicológica entre usted y su equipo
Aunque hoy en día necesitemos estar físicamente distantes, no necesitamos sentirnos aislados de nuestros equipos. La distancia psicológica se produce cuando nos sentimos lejos de los demás, independientemente del lugar del mundo en el que nos encontremos. Para evitar que la distancia física se convierta en distancia psicológica, considere la posibilidad de utilizar estos consejos para mejorar la confianza, la coordinación y la cohesión en su equipo virtual.
Los investigadores analizaron más de 7.700 equipos para ver si tener más confianza les ayudaba a conseguir sus objetivos[3]. La confianza tenía una relación positiva con la consecución de los objetivos del equipo, probablemente porque ayuda a los miembros a mantenerse centrados en el colectivo. Una forma de aumentar la confianza en el equipo es compartir experiencias personales y mostrar vulnerabilidad; cuando compartimos algo personal sobre nosotros mismos, abrimos las líneas de comunicación para que los demás correspondan. Los investigadores observaron que estas conexiones eran fuertes, independientemente de si los equipos eran virtuales o trabajaban cara a cara.
Sin embargo, los equipos virtuales pueden evitar los peligros de una baja confianza en el equipo con más documentación[4]. Al mantener registros claros de sus reuniones, chats y flujos de trabajo, los equipos pueden evitar errores de comunicación que pueden perjudicar su rendimiento. Esta documentación es especialmente útil para aclarar funciones y responsabilidades. La confusión sobre quién debería haber hecho qué puede dañar las relaciones entre los miembros del equipo.
3. Lluvia de ideas por separado para obtener más ideas y de mejor calidad
Puede que mirar fijamente a la misma pared de tu casa esté acabando con tu creatividad, pero te sorprendería lo eficaz que puede ser hacer una lluvia de ideas por separado. Si tú y tu equipo necesitáis generar ideas creativas, las sesiones virtuales de "brainwriting" pueden dar lugar a más y mejores ideas que las lluvias de ideas en voz alta. En más de 1.100 equipos, los investigadores descubrieron que los grupos pequeños que escribían sus pensamientos de forma individual y anónima antes de compartirlos en grupo acababan teniendo mejores ideas[5]. Los expertos consideraron que esas ideas eran más creativas y de mayor calidad que las de los equipos que se limitaron a seguir el típico proceso de exponer las soluciones en voz alta y con una persona dedicada a escribirlas. Esto significa que nuestro método estándar de lluvia de ideas no aprovecha al máximo la perspectiva única de cada miembro del equipo. Si trabajas con un grupo de más de diez personas, opta por la tormenta de ideas electrónica[6]. Con este enfoque híbrido, los miembros del equipo envían sus ideas a través de texto y todo el grupo puede debatir los conceptos a medida que aparecen en la pantalla.
Aunque la creación de ideas sea un deporte individual, es en la construcción de las mismas donde los equipos pueden brillar. Utiliza frases que empiecen por "sí, y..." para ampliar el pensamiento de los demás y hacerlo aún mejor[7]. Esta técnica, originaria de la comedia de improvisación, se ha infiltrado en el mundo laboral de forma muy prometedora. Obliga a tu equipo a reducir sus ideas. En este caso, lo ideal es contar con miembros del equipo con distintos niveles de apertura[8]. Las personas abiertas a la experiencia pueden ser más útiles a la hora de generar ideas, y las menos abiertas pueden ayudar a reducir la lista de ideas a las que tienen posibilidades de funcionar en la práctica.
A pesar de los resultados positivos de los experimentos con el trabajo desde casa, incluido un aumento del rendimiento del 22%[9], las empresas siguen mostrándose recelosas ante este cambio. Aunque sea habitual trabajar desde la oficina, el lugar de trabajo moderno no es ideal para concentrarse sin distracciones. Así que pongámoslo a prueba: pruebe a poner en práctica los consejos anteriores y observe cómo cambia la creatividad, la coordinación y la confianza de su equipo.
References
[1] Birch, S. A. (2005). Cuando el conocimiento es una maldición: Children's and adults' reasoning about mental states. Current Directions in Psychological Science, 14(1), 25-29.
[2] Lin, C., Standing, C., & Liu, Y. C. (2008). Un modelo para desarrollar equipos virtuales eficaces. Decision Support Systems, 45(4), 1031-1045.
[3] De Jong, B. A., Dirks, K. T. y Gillespie, N. (2016). Confianza y rendimiento del equipo: Un meta-análisis de efectos principales, moderadores y covariables. Revista de Psicología Aplicada, 101(8), 1134-1150.
[4] Breuer, C., Hüffmeier, J. y Hertel, G. (2016). ¿Importa más la confianza en los equipos virtuales? A meta-analysis of trust and team effectiveness considering virtuality and documentation as moderators. Journal of Applied Psychology, 101(8), 1151-1177.
[5] DeRosa, D. M., Smith, C. L., & Hantula, D. A. (2007). The medium matters: Mining the long-promised merit of group interaction in creative idea generation tasks in a meta-analysis of the electronic group brainstorming literature. Computers in Human Behavior, 23(3), 1549-1581.
[6] Dennis, A. R., y Williams, M. L. (2005). A meta-analysis of group side effects in electronic brainstorming: Más cabezas piensan mejor que una. International Journal of e-Collaboration (IJeC), 1(1), 24-42.
[7] Moshavi, D. (2001). "Yes and...": introducing improvisational theatre techniques to the management classroom. Journal of Management Education, 25(4), 437-449.
[8] Schilpzand, M. C., Herold, D. M. y Shalley, C. E. (2011). La apertura de los miembros a la experiencia y el rendimiento creativo de los equipos. Small Group Research, 42(1), 55-76.
[9] Bloom, N., Liang, J., Roberts, J., & Ying, Z. J. (2015). ¿Funciona el trabajo desde casa? Evidence from a Chinese experiment. The Quarterly Journal of Economics, 130(1), 165-218.
About the Author
Natasha Ouslis
Natasha is a behavior change consultant, writer, and researcher. She started her own workplace behavioral science consulting firm after working as a consultant at fast-growing behavioral economics companies including BEworks. Natasha is also finishing her PhD in organizational psychology at Western University, specializing in team conflict and collaboration, where she completed her Master of Science in the same field. She has a monthly column on workplace behavioral design in the Habit Weekly newsletter and is a Director and science translator at the nonprofit ScienceForWork.
